- Tutorial
Como ajustar a numeração da NF-e, do MDF-e e da NFS-e
MJVisão geral
Vamos ajustar o número do último documento fiscal emitido pela filial. Todo documento fiscal eletrônico é identificado pela combinação de série e número, e a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) não aceita dois documentos com a mesma série e o mesmo número. Por isso, o sistema Torge guarda, para cada filial, o último número usado em cada série, e o próximo documento recebe o número seguinte.
Esse ajuste é necessário em poucas situações: quando a empresa já emitia em outro sistema e passa a emitir pelo sistema Torge, quando começa uma série nova, ou quando a contabilidade orienta a corrigir a sequência. No dia a dia, o próprio sistema avança o número a cada emissão.
Pré-requisitos
Cuidado
Nunca volte o número para um valor que já foi usado na mesma série. O próximo documento sai com um número repetido e a SEFAZ o rejeita por duplicidade, por exemplo com a rejeição 539 na NF-e. Se tiver dúvida sobre qual é o último número, confirme antes de alterar.
Como o campo de numeração funciona
Os campos Núm. Últ. NF-e, Núm. Últ. MDF-e e Núm. Últ. NFS-e vêm bloqueados, para evitar alteração por engano. Cada um tem, ao lado, um ícone de lápis que libera a edição e, depois, um ícone de disquete que grava o número.
| Campo | O que guarda | Efeito no próximo documento |
|---|---|---|
| Núm. Últ. NF-e | Último número de NF-e (Nota Fiscal eletrônica) usado na série da filial | A próxima NF-e recebe esse número mais 1 |
| Núm. Últ. MDF-e | Último número de MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) usado na série | O próximo MDF-e recebe esse número mais 1 |
| Núm. Últ. NFS-e | Último número de NFS-e (Nota Fiscal de Serviço eletrônica) usado na série | A próxima NFS-e recebe esse número mais 1 |
Nota
O número gravado pelo ícone de disquete é salvo na hora, sem precisar clicar em Salvar no rodapé da tela. Já a Série só é gravada quando você clica em Salvar.
Ajustando a numeração da NF-e
- No menu principal da Retaguarda acesse Configurações > Empresa / Filial (abrir no sistema).
- Clique na aba Documento Fiscal.
- Na seção NF-e, confira a Série. O número que você vai informar vale para essa série.
- Clique no ícone de lápis ao lado de Núm. Últ. NF-e. O campo fica liberado para edição.
- Informe o número da última NF-e autorizada na série.
- Clique no ícone de disquete. O campo volta a ficar bloqueado com o número novo.
Aviso
A NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor eletrônica) emitida no PDV não usa este campo. A numeração da NFC-e é controlada separadamente, por caixa, e não aparece nesta tela.
Ajustando a numeração do MDF-e
- Ainda na aba Documento Fiscal, role até a seção MDF-e.
- Confira a Série do MDF-e.
- Clique no ícone de lápis ao lado de Núm. Últ. MDF-e.
- Informe o número do último MDF-e autorizado na série.
- Clique no ícone de disquete.
Ajustando a numeração da NFS-e
A numeração da NFS-e fica dentro da tela Cadastro NFS-e.
- Na aba Documento Fiscal, role até a seção NFS-e e clique em Cadastrar NFS-e.
- Confira a Série.
- Clique no ícone de lápis ao lado de Núm. Últ. NFS-e.
- Informe o número da última NFS-e emitida na série.
- Clique no ícone de disquete.
- Se a empresa emite pelo Ambiente Nacional com DPS (Declaração de Prestação de Serviço), confira também o Número RPS/DPS. Esse campo não tem lápis: ele é gravado quando você clica em Salvar na tela Cadastro NFS-e.
Dica
Na NFS-e, quem define a numeração oficial varia conforme a prefeitura: em alguns municípios o número da nota é gerado pela própria prefeitura a partir do RPS. Se não souber qual número controlar, confirme com a prefeitura ou com a contabilidade.
Quando trocar a série em vez do número
Trocar a Série começa uma sequência nova de numeração. Faça isso só com orientação da contabilidade, por exemplo quando a empresa quer separar a emissão de duas operações. Depois de trocar a série e clicar em Salvar, confira se o Núm. Últ. corresponde à série nova: numa série que nunca foi usada, o último número é 0.
Erros comuns
| Sintoma | Causa | Correção |
|---|---|---|
| O campo de número não aceita digitação | O campo está bloqueado | Clique no ícone de lápis antes de digitar |
| O número voltou ao valor anterior depois de sair da tela | O ícone de disquete não foi clicado | Libere o campo pelo lápis, informe o número e clique no disquete |
| A SEFAZ rejeita o documento por duplicidade | O número informado já foi usado na mesma série | Informe o número do último documento realmente autorizado na série |
| A SEFAZ aponta que o documento pulou números | Números ficaram sem uso na sequência | Inutilize a faixa de números não usada, conforme o artigo como inutilizar NF-e ou NFC-e |
Se o erro persistir, entre em contato pelos canais oficiais de atendimento da Torge.
Fechamento
Pronto!
A numeração da filial está ajustada, e o próximo documento fiscal sai com o número seguinte ao informado.