Como configurar o envio automático dos arquivos fiscais ao contador

Visão geral

Vamos configurar o sistema Torge para enviar os arquivos fiscais da empresa ao contador por e-mail, de forma automática, todo mês. Com o envio automático ligado, o sistema gera e envia, no dia 1º de cada mês, os arquivos do mês anterior: os XML dos documentos fiscais, o Sintegra, o SPED Fiscal, o SPED Contribuições e os relatórios escolhidos. Assim, a empresa não precisa lembrar de gerar e mandar cada arquivo.

A configuração tem quatro partes, todas em Configurações › Empresa / Filial: o cadastro do contador, a escolha dos arquivos enviados, os padrões de cada arquivo e, se a empresa quiser, o servidor de e-mail próprio.

Pré-requisitos

• Dados do contador: número do CRC (Conselho Regional de Contabilidade) com a letra e o dígito verificador, nome, CPF e e-mail
• Dados do escritório de contabilidade: CNPJ e endereço
• Orientação da contabilidade sobre as opções de cada arquivo fiscal, como os blocos do SPED e os registros do Sintegra
• Se a empresa quiser enviar pelo próprio e-mail: servidor, porta, usuário e senha da conta de e-mail

Como funciona o envio automático

Passo 1: abrindo o cadastro do contador

1. No menu Configurações da Retaguarda, clique em Empresa / Filial (abrir no sistema).
2. Clique na aba Outros.
3. Na seção Contador, clique em Cadastrar Contador.

A tela Cadastro Contador abre com os dados já cadastrados, se houver.

Passo 2: preenchendo os dados do contador

1. Informe o CRC e clique no ícone de lupa ao lado. Se o contador já está cadastrado no sistema, os demais campos são preenchidos com os dados dele.
2. Confira ou preencha a Letra CRC e o Dígito Verificador.
3. Informe o Nome do Contabilista e o CPF do Contador.
4. Informe o CNPJ do Escritório.
5. Preencha o endereço do escritório: CEP, Logradouro, Número, Bairro, Complemento, UF e Município.
6. Informe o Telefone/Celular.
7. Informe o E-mail do contador. É para esse endereço que os arquivos são enviados.

Passo 3: escolhendo os arquivos enviados

Na parte de baixo da tela Cadastro Contador, marque os arquivos que o contador deve receber todo mês:

Passo 4: definindo o padrão de cada arquivo fiscal

O padrão guarda as opções que o sistema usa para gerar cada arquivo no envio automático, como a finalidade, os blocos do SPED, os registros do Sintegra e os tipos de documento dos XML.

1. Na tela Cadastro Contador, clique em Padrão Arquivos Fiscais.
2. Na tela Padrão Arquivos Fiscais, veja a lista de arquivos e a coluna Possui Padrão, que mostra se cada um já tem opções salvas.
3. Clique no ícone de lápis (Editar Padrão) do arquivo.
4. Na tela do arquivo, que é a mesma do menu Auxiliares, ajuste as opções conforme a orientação da contabilidade.
5. Clique em Criar Padrão.
6. Aguarde a mensagem "Padrão criado com sucesso!".
7. Repita para cada arquivo marcado no passo 3.
8. Clique em Confirmar Padrão para fechar a tela.

Para apagar o padrão de um arquivo, clique no ícone X (Excluir Padrão) da linha dele. A exclusão acontece sem pedir confirmação.

O significado das opções de cada arquivo está em campos do SPED Fiscal, campos do SPED Contribuições, registros e opções do Sintegra e opções do download de XML.

Passo 5: definindo os relatórios enviados

Faça este passo se marcou Envia Relatório.

1. Na tela Cadastro Contador, clique em Padrão Relatórios.
2. Em Relatório, selecione Listagem de Faturamentos ou Itens Vendidos - PIS/COFINS.
3. Em Modelo, selecione os documentos do relatório:
   • Para Listagem de Faturamentos: Notas Fiscais, Cupons Fiscais, NFCe's, DNF's, Pedido de Venda ou Todos.
   • Para Itens Vendidos - PIS/COFINS: Notas Fiscais, Cupons Fiscais, NFCe's ou Todos. Selecione também a Tributação Federal, se o relatório deve ser filtrado por uma delas.
4. Marque Contingência, se o relatório deve incluir os documentos emitidos em contingência.
5. Clique em Adicionar e confirme a pergunta "Deseja Salvar esse Registro?".
6. Repita para cada relatório.
7. Clique em Gravar Padrão e aguarde a mensagem "Padrão criado com sucesso!".

Para tirar um relatório da lista, clique no ícone X da linha e confirme. Depois, clique em Gravar Padrão para salvar a lista.

Passo 6: salvando o cadastro do contador

1. Na tela Cadastro Contador, clique em Salvar.
2. Aguarde a mensagem "Informações do contador salvas com sucesso!".

O envio automático passa a valer a partir do próximo dia 1º.

Opcional: enviando pelo e-mail da empresa

Sem configuração, o sistema envia os arquivos pelo servidor de e-mail da Torge. Para que o contador receba os arquivos pelo e-mail da própria empresa, cadastre o servidor de e-mail:

1. Em Configurações › Empresa / Filial, aba Outros, seção E-mail, clique em Cadastrar E-mail.
2. Na lista de e-mails, clique no botão +.
3. Na tela Cadastro de Email, preencha o Nome Exibição, o Servidor, a Porta, o Usuário e a Senha da conta de e-mail. Marque TLS, se o provedor de e-mail exigir conexão segura.
4. Clique em Testar e-mail para enviar um e-mail de teste e confirmar a configuração.
5. Clique em Salvar.
6. De volta à seção E-mail, selecione a conta em Padrão de Envio de E-mail.
7. Clique em Salvar, no rodapé da tela de configurações.

Erros comuns

Se o erro persistir, entre em contato pelos canais oficiais de atendimento da Torge.

Para enviar os XML ao contador fora do dia 1º, por exemplo quando um documento foi transmitido depois do envio, veja como enviar os XML para o contador por e-mail.

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