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Como emitir uma nota de serviço (NFS-e) na Retaguarda
SPVisão geral
Vamos lançar e emitir uma NFS-e (Nota Fiscal de Serviço eletrônica) pela tela de Nota de Serviço da Retaguarda. A NFS-e é o documento fiscal que registra a prestação de um serviço e é autorizada pelo ambiente nacional. O processo tem duas etapas: primeiro você lança e salva a nota, com cliente, serviços, impostos e parcelas; depois transmite a nota, que é o que dá validade fiscal a ela.
Pré-requisitos
Abrindo uma nota nova
- No menu principal da Retaguarda, acesse Saídas › Nota de Serviço.
- Na listagem, clique em Novo (atalho Ctrl + I).
A tela abre com o título "Nota de Serviço Nº 000000". O número definitivo é atribuído quando a nota é salva.
Informando o cliente e o cabeçalho
- Pesquise e selecione o Cliente (tomador do serviço). O campo CNPJ/CPF é preenchido automaticamente.
Dica
Se o cliente ainda não tem cadastro, clique no ícone + ao lado do campo Cliente para cadastrá-lo sem sair da nota. Ao confirmar o cadastro, o cliente já fica selecionado.
- Confira a Nat. Operação (natureza de operação, de 0 a 99), preenchida com o valor padrão da configuração de NFS-e. Altere somente se esta nota exigir outra natureza, conforme orientação da contabilidade.
- Confira a Emissão, preenchida com a data e a hora atuais.
- Clique no botão de mostrar detalhes, à direita do campo Emissão, para conferir Endereço, Número, Bairro, Telefone, Município e CEP do cliente, vindos do cadastro dele.
- Selecione o Vendedor, na mesma área de detalhes, se a venda do serviço tiver um vendedor responsável.
Nota
Se o cliente estiver marcado no cadastro para usar preço de atacado, os serviços lançados nesta nota usam o preço de atacado do cadastro do serviço, quando houver. Sem preço de atacado cadastrado, vale o preço de venda.
Lançando os serviços
Na aba Serviços:
- Clique na célula Código e digite o código do serviço, ou clique na célula Descrição e pesquise pelo nome.
- Confira a Descrição, a UN (unidade) e o Preço, preenchidos a partir do cadastro do serviço.
- Informe a Qtd (quantidade).
- Informe o Desconto do item em reais, se houver. Para informar em percentual, clique na célula, digite o sinal de menos (-) ou pressione Enter e informe o percentual.
- Confira o Total do item, calculado como quantidade × preço − desconto.
- Confira as colunas fiscais, preenchidas a partir da Tributação Municipal do serviço: Situação, % ISS e Tributável.
- Ajuste as demais colunas fiscais, se necessário: Tributa Mun., Dedução e ISSRF.
Aviso
O cliente precisa ser selecionado antes do primeiro serviço. Sem cliente, o sistema mostra o aviso "O Cliente deve ser informado!" e limpa a linha do serviço, porque a tributação do item depende dos dados do tomador.
Para incluir outra linha, clique no ícone + no cabeçalho da coluna Descrição. Para remover um serviço, clique no ícone de lixeira da linha e confirme.
Cada linha tem ainda dois botões de impostos: Impostos de Serviço (ícone de mão com moedas), para informar deduções, reduções, descontos condicionados e incondicionados, ISS ST e IRRF do item, e IBS/CBS (ícone de percentual), para consultar os valores da Reforma Tributária calculados para o item. O significado de cada coluna e campo está no artigo impostos e retenções da nota de serviço.
Conferindo a totalização
Na aba Totalização:
- Confira os valores de IR, INSS, CSLL, PIS e COFINS, calculados automaticamente a partir da Tributação Municipal e da Tributação Federal de cada serviço.
- Confira o total de Serviços e o Total Nota.
- Informe um desconto geral em Descontos, se houver. O valor é distribuído proporcionalmente entre os serviços da nota. Para informar em percentual, digite o sinal de menos (-) ou pressione Enter no campo.
- Preencha as Observações da nota, se necessário.
Nota
Os campos de impostos da totalização são somente de conferência e não aceitam digitação. Para mudar esses valores, ajuste a tributação no cadastro do serviço ou as colunas fiscais do item na aba Serviços.
Definindo o parcelamento
Na aba Parcelamento, a nota já traz uma parcela única, à vista, com vencimento hoje, espécie Dinheiro e o valor total da nota. Enquanto houver só essa parcela, o valor dela acompanha automaticamente o total da nota. Para parcelar:
- Marque 1ª Parc. Entrada e informe o Valor Entrada, se o cliente pagar uma entrada no ato.
- Informe o Nº Parc. (número de parcelas, sem contar a entrada).
- Escolha a Opção Vcto (opção de vencimento):
- Dia Fixo: todas as parcelas vencem no mesmo dia do mês. Escolha o dia no campo Dia (o padrão é 5).
- Intervalo: as parcelas vencem com um número fixo de dias entre elas. Informe os dias no campo Intervalo (o padrão é 30).
- Clique no botão Gerar Parcelas (ícone de seta circular).
- Ajuste, na tabela, o Vencimento, o Valor, a Espécie e a Conta Bancária de cada parcela, se necessário.
Dica
Ao trocar a espécie ou a conta bancária da primeira parcela, o sistema pergunta se você deseja replicar a mesma escolha para as demais parcelas. Confirme para não precisar alterar parcela por parcela.
Para apagar todas as parcelas e recomeçar, clique no botão Limpar Parcelas (ícone de lixeira).
Salvando e transmitindo a nota
- Clique em Salvar (atalho Ctrl + S).
- O sistema confere os dados e grava a nota com a situação Pendente. Em seguida, pergunta "Nota fiscal salva com sucesso! Deseja transmitir e imprimir?".
- Confirme para transmitir a nota na hora.
- Depois da transmissão, a tela de envio de e-mail abre, com o e-mail do cliente, o assunto e a mensagem já preenchidos, e os arquivos XML e HTML da nota como anexos. Clique em Enviar para mandar a nota ao cliente, ou feche a tela para enviar depois.
- Para imprimir a nota transmitida, use o item Imprimir do menu Opções da listagem. Veja como imprimir uma NFS-e.
Nota
Se você recusar a pergunta de transmissão, a nota continua salva com a situação Pendente, sem validade fiscal. Ela pode ser editada e transmitida depois pela listagem. Veja como transmitir uma NFS-e pendente.
Depois de salva, a tela fica bloqueada. Enquanto a nota estiver Pendente, o botão Editar libera a tela de novo para alterações. Depois de transmitida, a nota não pode mais ser editada.
Erros comuns
| Mensagem exibida | Causa | Correção |
|---|---|---|
| "Cliente deve ser informado!" | Nenhum cliente foi selecionado | Pesquise e selecione o cliente, ou cadastre um novo pelo ícone + |
| "O Cliente deve ser informado!" | Um serviço foi lançado antes do cliente | Selecione o cliente e lance o serviço de novo |
| "Emissão deve ser informada!" | A data de emissão foi apagada | Informe a data e a hora de emissão |
| "O(s) serviço(s) devem ser informados!" | A nota não tem nenhum serviço | Lance ao menos um serviço na aba Serviços |
| "A Quantidade do serviço "..." deve ser maior que zero!" | Um serviço está com quantidade zerada | Informe a quantidade do serviço |
| "O Preço do serviço "..." deve ser maior que zero!" | Um serviço está com preço zerado | Informe o preço do serviço |
| "O Desconto do serviço "..." não pode ser maior que o total!" | O desconto do item deixou o total negativo | Reduza o desconto do item |
| "Somatório das parcelas difere do total da nota fiscal!" | A soma das parcelas é diferente do Total Nota | Ajuste os valores das parcelas ou clique em Gerar Parcelas para recalcular |
| "Informe o Valor de Entrada!" | 1ª Parc. Entrada está marcada, mas o valor da entrada está zerado | Informe o valor da entrada ou desmarque a opção |
| "Informe o Intervalo!" | A Opção Vcto é Intervalo, mas o intervalo está zerado | Informe o número de dias entre as parcelas |
| "O(s) produto(s) devem ser informados!" (ao gerar parcelas) | O botão Gerar Parcelas foi usado antes de lançar os serviços | Lance os serviços na aba Serviços e gere as parcelas de novo |
| "Informe o Número de Parcelas!" | O Nº Parc. está zerado ao gerar as parcelas | Informe ao menos 1 parcela |
Se o erro persistir, entre em contato pelos canais oficiais de atendimento da Torge.
Veja também situações da nota de serviço, com o que cada situação permite fazer.
Fechamento
Pronto!
A nota de serviço está lançada e salva e, se você confirmou a transmissão, foi enviada à prefeitura e aparece na listagem com a situação Transmitida.