Como abrir uma ordem de serviço na Retaguarda

Visão geral

Vamos abrir uma OS (Ordem de Serviço) no sistema Torge, registrando o objeto atendido, o cliente, o técnico, o problema relatado, as datas de previsão e garantia, e os produtos e serviços usados no atendimento. Depois de salva, a OS recebe um número e fica disponível na listagem para ser acompanhada, impressa, enviada ao cliente e encerrada.

Pré-requisitos

• Módulo Ordem de Serviço habilitado no plano da empresa
• Cliente cadastrado, ou os dados dele em mãos para cadastrar direto na tela da OS
• Serviços cadastrados em Cadastros › Serviços, caso a OS tenha serviços
• Produtos cadastrados, caso a OS use peças ou materiais
• Pelo menos um tipo de objeto, um status, um tipo de atendimento e um técnico cadastrados, ou disponibilidade para cadastrá-los durante a abertura

Abrindo a tela de uma nova OS

1. No menu principal da Retaguarda, acesse Saídas › Ordem de Serviço.
2. Na listagem, clique em Novo (atalho Ctrl + I).

A tela abre com o título "Ordem de Serviço N° 000000". O número definitivo só é atribuído quando a OS é salva.

Identificando o objeto

1. Selecione o Tipo Objeto. O tipo define quais campos personalizados a OS vai pedir.
2. Informe o código do objeto no segundo campo. O nome desse campo é definido pela própria empresa, conforme a forma como ela identifica os objetos que atende: por padrão ele aparece como Código do objeto, mas a empresa pode renomeá-lo para o termo que fizer mais sentido na rotina dela, como Placa, em uma oficina, ou Nº de série, em uma assistência técnica. A troca do nome é feita em Configurações › Empresa, aba Cadastros, seção Ordem de Serviço, no campo Descrição Código Objeto.

Figura 1 — campo Nome do objeto, no qual a empresa pode redefinir o nome do objeto.

3. Clique no ícone de lista ao lado do campo código do objeto na OS para abrir a tela de dados do objeto. O título dela acompanha o nome do campo de código, por exemplo Dados do(a) Placa. Preencha as informações pedidas: os campos dessa tela são os que a empresa cadastrou para o tipo de objeto escolhido, como marca, modelo e cor de um veículo. Veja como cadastrar tipos de objeto e campos da ordem de serviço.
4. Clique em Selecionar para confirmar os dados do objeto.

Na tela Dados do(a), o sistema confere as regras de cada campo definidas no cadastro do tipo de objeto: campos obrigatórios precisam estar preenchidos, o texto não pode ultrapassar o tamanho definido, campos numéricos respeitam o número de casas decimais e campos inteiros não aceitam casas decimais.

Informando status, atendimento, cliente e técnico

1. Selecione o Status da OS, que indica a etapa do atendimento (por exemplo, "Aguardando aprovação"). O ícone de lápis edita o status selecionado, e o ícone + cadastra um status novo.
2. Selecione o Tipo de Atendimento. Os ícones de lápis e + funcionam da mesma forma.
3. Pesquise e selecione o Cliente. O campo CPF/CNPJ Cliente é preenchido automaticamente.

4. Clique no ícone de lista ao lado do campo Técnico para abrir a tela Selecionar Técnico.
5. Dê um duplo clique no técnico responsável, ou selecione a linha dele e clique em Selecionar. O campo CPF Técnico é preenchido automaticamente.

Se o técnico escolhido estiver inativo, o sistema pergunta se você deseja ativá-lo. Ao confirmar, ele é reativado e selecionado na OS; ao recusar, a tela de seleção continua aberta.

Registrando o problema e as datas

1. Descreva o Problema Relatado pelo cliente, com até 300 caracteres.
2. Confira a Data e Hora da Abertura, preenchida automaticamente com a data e a hora atuais. Esse campo não pode ser alterado.
3. Informe a Prev. Conclusão (previsão de conclusão), com data e hora. O campo já vem preenchido com o momento atual; ajuste para a data em que o serviço deve ficar pronto.
4. Informe a data de Garantia até, que registra até quando o serviço tem garantia. O campo já vem preenchido com a data atual.

Preenchendo os dados da OS e as fotos do objeto

A seção Dados OS, logo abaixo do cabeçalho, reúne as informações específicas deste atendimento.

1. Preencha os campos personalizados exibidos, se houver. Eles aparecem conforme o tipo de objeto escolhido, e só os campos marcados como Campo OS no cadastro do tipo aparecem aqui (por exemplo, a quilometragem de entrada de um veículo).
2. Para anexar fotos do objeto, clique em Fotos do Objeto e selecione as imagens no computador.
3. Se alguma imagem passar de 100 KB, o sistema pergunta se deseja redimensioná-la para o tamanho permitido. Clique em Sim para que o sistema reduza a imagem e anexe a foto, ou em Não para cancelar o envio.
4. Clique em Ver Fotos para conferir as imagens anexadas. Clique em uma foto para ampliá-la, ou no ícone de lixeira abaixo dela para removê-la.

Adicionando os produtos

Abra a aba Produtos para lançar peças e materiais usados no atendimento.

1. Clique na célula Código da primeira linha, digite o código do produto e pressione Enter ou Tab. Se preferir, clique na célula Descrição e pesquise o produto pelo nome.
2. Confira o Preço, preenchido automaticamente com o preço de venda do cadastro do produto. Altere o valor, se necessário.
3. Informe a Quantidade.
4. Informe o Desconto ou o Acréscimo do item em reais, se houver.

5. Confira a coluna Total, calculada automaticamente: quantidade × preço − desconto + acréscimo.
6. Na coluna Técnico, altere o técnico responsável pelo item, se for diferente do técnico da OS.

Ao confirmar um produto, uma nova linha em branco aparece automaticamente para o próximo item. Para incluir uma linha manualmente, clique no ícone + no cabeçalho da coluna Descrição. Para remover um item, clique no ícone de lixeira da linha e confirme.

Figura 2 — adicionando produto na Ordem de Serviço

Adicionando os serviços

Abra a aba Serviços para lançar a mão de obra e os serviços executados.

1. Informe o Código do serviço e pressione Enter ou Tab, ou pesquise pela Descrição.
2. Confira o Preço, preenchido com o preço de venda do cadastro do serviço, e a Quantidade.
3. Informe Desconto ou Acréscimo, se houver, da mesma forma que nos produtos.
4. Defina o Técnico do serviço, se for diferente do técnico da OS.
5. Ajuste a Data Inicial e a Data Final de execução do serviço. As duas vêm preenchidas com a data e a hora atuais.

Figura 3 — adicionando serviço na Ordem de Serviço

Conferindo a totalização

1. Abra a aba Totalização.
2. Preencha ou revise o campo Observação. Se a empresa tiver uma observação padrão configurada, ela já vem preenchida em toda OS nova.
3. Informe o Desconto Serviços e o Desconto Produtos, se houver. Esses campos aplicam o desconto sobre o valor total de serviços e sobre o valor total de produtos da OS, diferente do desconto por item, lançado nas abas Produtos e Serviços.
4. Confira os totais de Serviços, Produtos e o Total da OS, calculados automaticamente a partir das duas abas de itens e dos descontos informados.

Salvando a OS

1. Clique em Salvar (atalho Ctrl + S).
2. O sistema pergunta se você deseja imprimir a ordem de serviço. Confirme para abrir a impressão, ou recuse para voltar à listagem.

Erros comuns

Se o erro persistir, entre em contato pelos canais oficiais de atendimento da Torge.

Veja também:

• Como cadastrar tipos de objeto e campos personalizados
• Como cadastrar e gerenciar técnicos
• Como cadastrar status da ordem de serviço
• Como cadastrar tipos de atendimento

Fechamento