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Ordem de serviço: como funciona do início ao fim
SPVisão geral
A OS (Ordem de Serviço) é o documento que registra um atendimento feito para um cliente: o que foi entregue para conserto ou manutenção, qual problema o cliente relatou, quem é o técnico responsável, quais peças e serviços foram usados e quanto o atendimento custou. Ela é usada por oficinas mecânicas, assistências técnicas, lojas de informática, prestadores de manutenção e qualquer empresa que precise acompanhar um serviço desde a entrada até a entrega.
Este guia apresenta os conceitos da ordem de serviço no sistema Torge, o fluxo completo de trabalho e as duas formas de encerrar uma OS. Cada etapa tem um artigo próprio, com o passo a passo detalhado.
Onde fica o módulo
A ordem de serviço fica no menu Saídas › Ordem de Serviço. A tela inicial é a listagem de ordens de serviço, de onde você abre uma OS nova, edita uma existente, imprime, envia ao cliente e gera os documentos fiscais.
Nota
Se o item Ordem de Serviço aparece no menu com um cadeado e não abre, o módulo não está habilitado no plano contratado pela empresa. Para habilitar, entre em contato com a sua revenda.
Os conceitos da ordem de serviço
Antes de abrir a primeira OS, vale entender os cadastros que ela usa. Todos podem ser criados direto na tela da ordem de serviço, sem sair dela.
| Conceito | O que é | Exemplo |
|---|---|---|
| Tipo de objeto | A categoria do item atendido. Define quais campos personalizados aparecem na OS | Veículo, Celular, Notebook, Ar-condicionado |
| Objeto | O item específico do cliente, identificado por um código | A placa ABC1D23, o número de série de um aparelho |
| Campos do objeto | Informações personalizadas de cada tipo de objeto, criadas pela própria empresa | Marca, Modelo, Cor, Ano, IMEI |
| Status | A etapa em que a OS está, com nome e cor definidos pela empresa | Aguardando peça, Em execução, Pronto para entrega |
| Situação | O grupo a que cada status pertence. É a situação que a listagem usa nos filtros Em Aberto, Finalizada(s) e Cancelada(s) | Um status "Aguardando peça" pertence a uma situação em aberto |
| Tipo de atendimento | Como o serviço é prestado | Balcão, Externo, Garantia |
| Técnico | O profissional responsável pela OS ou por um item específico dela | Um técnico com CPF, nome e percentual de comissão |
Por que o objeto tem código próprio?
O código do objeto identifica o mesmo item em atendimentos diferentes. Quando você informa um código que já foi usado com o mesmo tipo de objeto, o sistema carrega automaticamente os dados já gravados desse objeto (marca, modelo, cor etc.), sem precisar digitar de novo. Assim, o histórico de um veículo ou aparelho fica ligado ao código dele.
O nome do campo de código também é personalizável: uma oficina pode chamá-lo de "Placa", e uma assistência técnica, de "Nº de série". Essa troca é feita nas configurações da ordem de serviço.
Dados do objeto ou dados da OS?
Cada campo personalizado de um tipo de objeto pode ficar em um de dois lugares:
- Dados do objeto: informações que pertencem ao item e não mudam de um atendimento para outro, como marca, modelo e cor. Ficam na tela Dados do(a), aberta pelo botão ao lado do código do objeto.
- Dados da OS: informações que mudam a cada atendimento, como a quilometragem de um veículo na entrada. Aparecem na seção Dados OS da própria ordem de serviço.
Quem decide onde cada campo aparece é a opção Campo OS no cadastro de campos do tipo de objeto.
O fluxo de trabalho
Uma ordem de serviço passa, em geral, por estas etapas:
- Abertura: você registra o cliente, o objeto, o problema relatado, o técnico, a previsão de conclusão e a garantia.
- Execução: conforme o serviço avança, você inclui as peças (produtos) e os serviços usados, e atualiza o status da OS.
- Comunicação com o cliente: a OS pode ser impressa, enviada por e-mail ou por WhatsApp a qualquer momento depois de salva. Também é possível imprimir uma segunda via sem valores, para o cliente levar como comprovante de entrega do objeto.
- Encerramento: a OS é transformada nos documentos fiscais do atendimento. Depois disso, ela não pode mais ser editada.
Como a OS é encerrada
Quando o atendimento termina, a OS é encerrada pelo botão Gerar NF-e/NFS-e, na listagem. Ele gera os documentos fiscais a partir dos itens da própria OS: a NF-e (Nota Fiscal eletrônica) para os produtos e a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço eletrônica) para os serviços, sem digitar os itens de novo. Os números gerados aparecem nas colunas NF-e e NFS-e da listagem. Se a OS tem só produtos, é gerada só a NF-e; se tem só serviços, só a NFS-e.
Aviso
O encerramento é definitivo. Uma OS transformada em documento fiscal fica bloqueada para edição, aparece em verde na listagem e não pode ser excluída. Confira produtos, serviços e valores antes de encerrar.
Configurações que afetam a ordem de serviço
Alguns comportamentos da OS são definidos uma única vez, em Configurações › Empresa, na aba Cadastros, seção Ordem de Serviço:
- o nome exibido para o campo de código do objeto;
- o número da última OS emitida, que define a numeração da próxima;
- o modelo de impressão (A4, 80mm ou A4 com Imagem, que inclui as fotos do objeto);
- a observação padrão, que já vem preenchida em toda OS nova;
- o cadastro de campos dos tipos de objeto e a importação de tipos de objeto padrão.
O passo a passo está no artigo como configurar a ordem de serviço.
Artigos desta jornada
- Como abrir uma ordem de serviço
- Como cadastrar tipos de objeto e campos personalizados
- Como cadastrar e gerenciar técnicos
- Como cadastrar status da ordem de serviço
- Como cadastrar tipos de atendimento
- Como dar desconto na ordem de serviço
- Como gerar NF-e e NFS-e a partir de uma ordem de serviço
Fechamento
Com os cadastros de apoio prontos (tipo de objeto, status, tipo de atendimento e técnico), a abertura de cada OS se resume a informar o cliente, o objeto e o problema. O próximo passo lógico é o artigo como abrir uma ordem de serviço.