Ordem de serviço para oficinas mecânicas: configuração e rotina

Visão geral

A OS (Ordem de Serviço) do sistema Torge pode ser montada sob medida para uma oficina mecânica: o veículo é identificado pela placa, a quilometragem e o estado de entrada ficam registrados em cada visita, as peças e a mão de obra são lançadas separadamente, e o atendimento termina com a nota fiscal das peças e a nota de serviço da mão de obra.

Este guia mostra um exemplo completo de configuração para oficinas, com sugestões de campos, status, tipos de atendimento e cadastros, e descreve a rotina do dia a dia, da chegada do veículo à entrega. Os nomes e campos são sugestões: adapte cada um à realidade da sua oficina.

Pré-requisitos

• Módulo Ordem de Serviço habilitado no plano da empresa
• Empresa configurada para emitir NF-e e NFS-e, se a oficina vai emitir os documentos fiscais pela OS

Visão rápida da configuração

Configurando a ordem de serviço da oficina

Em Configurações › Empresa, aba Cadastros, seção Ordem de Serviço:

1. Em Descrição Código Objeto, informe "Placa". A partir daí, o campo de código de toda OS passa a se chamar Placa, e a tela de dados do veículo passa a se chamar Dados do(a) Placa.

2. Em Modelo de Impressão, escolha A4, o formato mais comum para entregar ao cliente e arquivar.

3. Em Observação Padrão, escreva as condições gerais da oficina, que passam a vir preenchidas em toda OS nova. Por exemplo:

   Orçamento válido por 7 dias. Peças substituídas ficam à disposição do 
   cliente por 30 dias. Veículos não retirados em até 5 dias após 
   o aviso de conclusão estão sujeitos a cobrança de estadia.

4. Clique em Salvar.

Figura 1 — Seção Ordem de Serviço configurada para uma oficina, com o código do objeto nomeado "Placa" e o modelo de impressão A4.

Cadastrando o tipo de objeto Veículo

Os tipos e os campos são cadastrados na tela Cadastro de Campos do Objeto, aberta pelo botão Cadastrar campos, em Configurações › Empresa, aba Cadastros, seção Ordem de Serviço.

1. Clique no ícone + ao lado do campo Tipo Objeto, informe "Veículo" e clique em Cadastrar.
2. Com o tipo Veículo selecionado, clique no ícone + no cabeçalho da tabela para incluir uma linha para cada campo.
3. Em cada linha, preencha Campo (o nome), Tipo (como Texto, Data ou "Número inteiro (sem decimais)"), Tamanho e Decimais, e marque Campo OS e Obrigatório conforme as tabelas abaixo.
4. Clique em Salvar.

Figura 2 — Cadastro de Campos do Objeto com o tipo "Veículo" e os campos sugeridos para oficinas mecânicas.

Em campos do tipo Data, o Tamanho fica fixo em 10. Para remover um campo, clique no ícone de lixeira da linha antes de salvar.

Campos do veículo

Estes campos pertencem ao veículo e não mudam entre visitas. Deixe Campo OS desmarcado: eles ficam gravados com a placa e são carregados automaticamente sempre que o mesmo veículo voltar à oficina.

Campos da visita

Estes campos mudam a cada atendimento. Marque Campo OS: eles aparecem na seção Dados OS de cada ordem de serviço e ficam gravados só naquela OS.

Cadastrando status, atendimentos e técnicos

Status sugeridos

Cadastre os status pelo ícone + ao lado do campo Status da OS. Use uma cor diferente para cada um, para identificar a etapa de cada veículo de relance na listagem.

Tipos de atendimento sugeridos

• Balcão: o cliente traz o veículo até a oficina.
• Revisão programada: manutenção preventiva agendada.
• Socorro/Guincho: o veículo chegou rebocado ou o atendimento foi feito no local.
• Garantia: retorno de um serviço já feito, dentro do prazo de garantia.

Técnicos

Cadastre cada mecânico, eletricista ou funileiro como técnico, com CPF, nome e percentual de comissão. Na OS, o técnico do cabeçalho é o responsável geral pelo veículo. Quando mais de um profissional trabalha no mesmo carro, defina o técnico de cada serviço na coluna Técnico da aba Serviços: por exemplo, o alinhamento feito por um técnico e a parte elétrica, por outro.

Cadastrando serviços e peças

• Serviços: cadastre a mão de obra em Cadastros › Serviços, com Tributação Municipal e Tributação Federal definidas. Exemplos: Troca de óleo (mão de obra), Alinhamento, Balanceamento, Diagnóstico com scanner, Hora técnica.
• Produtos: cadastre as peças e os insumos no cadastro de produtos, como Óleo 5W30 (litro), Filtro de óleo, Pastilha de freio, Lâmpada H4.

A rotina da oficina, passo a passo

O fluxograma abaixo resume o caminho de um veículo na oficina, com o status da OS em cada etapa e os dois pontos de decisão: a aprovação do orçamento e a disponibilidade da peça. As seções seguintes detalham cada etapa.

Figura 3 — Fluxo da ordem de serviço em uma oficina mecânica, com o status de cada etapa.

1. Recepção do veículo

1. Abra uma OS nova em Saídas › Ordem de Serviço.
2. Selecione o tipo Veículo e digite a Placa. Se o veículo já passou pela oficina, marca, modelo, ano e cor são carregados automaticamente.
3. Para um veículo novo, clique no ícone de lista ao lado da placa e preencha os dados do veículo.
4. Selecione o cliente, o status Aguardando diagnóstico, o tipo de atendimento e o técnico responsável.
5. Registre o Problema Relatado com as palavras do cliente, por exemplo "Barulho na roda dianteira ao frear".
6. Na seção Dados OS, informe a quilometragem, o nível de combustível e as avarias já existentes.
7. Anexe fotos do veículo em Fotos do Objeto, principalmente de riscos e amassados já existentes. São até 5 fotos, de até 100 KB cada. Se a foto for maior, o sistema oferece redimensioná-la para o tamanho permitido.
8. Informe a Prev. Conclusão e salve a OS.
9. Imprima a OS e ofereça ao cliente a segunda via sem valores, como comprovante de entrega do veículo.

2. Diagnóstico e orçamento

1. Depois da avaliação, abra a OS e lance as peças necessárias na aba Produtos e a mão de obra na aba Serviços.
2. Troque o status para Aguardando aprovação. A troca pode ser feita direto na coluna Status da listagem.
3. Envie a OS ao cliente por WhatsApp ou e-mail, pelo menu Opções da listagem, para ele conferir o orçamento, se necessário.

3. Execução

1. Com a aprovação do cliente, troque o status para Em execução, ou para Aguardando peça, se alguma peça precisa ser encomendada.
2. Ajuste peças e serviços na OS conforme o trabalho avança. Para cada serviço, registre a Data Inicial e a Data Final de execução.

4. Conclusão e entrega

1. Confira na aba Totalização o total de peças, de serviços e o total da OS. Se houver desconto sobre o total de peças ou de mão de obra, informe em Desconto Produtos ou Desconto Serviços, em valor (reais), ou pressione Enter no campo para informar em percentual.
2. Defina a data de Garantia até.
3. Troque o status para Pronto para retirada e avise o cliente.
4. Na entrega, encerre a OS pela listagem com Gerar NF-e/NFS-e, para emitir a NF-e das peças e a NFS-e da mão de obra.

Boas práticas para oficinas

• Histórico por placa: pesquise pela placa na listagem, com o Campo em Objeto, para ver todas as passagens de um veículo pela oficina.
• Garantia: o CDC (Código de Defesa do Consumidor) prevê prazo de 90 dias para reclamar de defeitos em serviços prestados em bens duráveis. Use o campo Garantia até para registrar o prazo que a oficina oferece em cada OS.
• Revisões recorrentes: para uma revisão periódica do mesmo veículo, abra a OS anterior e use Copiar. Depois, revise quilometragem, datas, status e itens antes de salvar.

Fechamento

Com a placa como código do objeto, os campos do veículo cadastrados e os status da oficina definidos, cada visita se resume a digitar a placa, registrar a quilometragem e o problema, e lançar peças e serviços. Para o passo a passo detalhado de cada etapa, veja como abrir uma ordem de serviço e como gerar NF-e e NFS-e a partir de uma ordem de serviço.